Résumé général





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Romain DELMAS Licence Gestion des Ressources Humaines Formation Initiale – Promotion 2009-2010

Mise à jour du référentiel emploi

  • Site La Talaudière -

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Département GACO

28 Avenue Léon Jouhaux Tutrice entreprise : Mme PATOUILLAT

42023 SAINT-ETIENNE CEDEX 2 Tutrice IUT : Mme SERVANT

Les informations contenues dans ce mémoire sont sous l’entière responsabilité de l’étudiant stagiaire Romain DELMAS.



  • Remerciements

Avant d’exposer comme ci-après le compte rendu de mon stage, il m’apparaît utile et opportun de remercier toutes les personnes qui m’ont apporté leur aide et soutien pendant toute la durée de cette expérience professionnelle.

Je tiens à remercier tout particulièrement Mme Sandrine PATOUILLAT, assistante de direction et des ressources humaines de l’entreprise CANDIA à LA TALAUDIERE, ma tutrice qui, m’a conduit tout au long de cette mission en me faisant découvrir toutes les fonctions afférentes au Ressources Humaines, et pour le temps qu’elle a bien voulu consacrer au cours de cette période à répondre à toutes mes interrogations et mener ainsi à bien la mission qui m’a été dévolue jusqu’à la conclusion de ce rapport.

J’exprime également ma gratitude à M. Amaury NICOLAS, Chargé de Mission Ressources Humaines du groupe SODIAAL UNION qui, après avoir accepté ma demande de stage m’a également conseillé pendant toute la durée des missions qui m’ont été confiées. Je tiens également à remercier aussi M. Olivier BRYS, Responsable Ressources Humaines et M. Laurent ROBLIN, Directeur Régional, ainsi que l’ensemble de l’équipe administrative pour leur accueil, leurs savoir-faire et pour l’expérience enrichissante qu’ils m’ont fait vivre en complémentarité du tutorat de Mme PATOUILLAT.

Egalement, mes remerciements vont aussi à tous les responsables de service ainsi qu’au personnel de l’usine qui, grâce à leurs coopérations, m’ont permis de mener à son terme l’activité dont j’avais la responsabilité.

Enfin, je remercie Mme Patricia SERVANT, Responsable Pédagogique de la Licence Professionnelle Gestion des Ressources Humaines de l’IUT de SAINT-ETIENNE, pour le suivi constant de mon stage ainsi que pour les conseils qu’elle m’a prodigués pour l’élaboration de ce rapport.



Sommaire

    • Résumé général……………………………………………………..Page 3

    • Abstract……………………………………………………………..Page 5

  • Introduction……………………………………………………….. Page 7

I - CANDIA…………………………………………………………………...Page 10

A - Recherche et développement………………………………………....Page 10

B - Une marque internationale…………………………………………...Page 10

C - L’engagement qualité de CANDIA………………………………..…Page 11

II - CANDIA La Talaudière……………………………………………….…Page 13 A - Historique…………………………………………………………...Page 13

B - Les produits fabriqués sur le site……………………………………Page 13

C – Le « zoning » dans l’usine………………………………………….Page 15

D - Le système Qualité………………………………………………….Page 16

E - La qualité du produit………………………………………………..Page 17

F – Le service administratif & RH……………………………………...Page 18

  • Sujets d’étude………………………………………...……………Page 20

I – Définitions de fonction……………………………………………………Page 20

A - Etat des lieux de l’existant et récupération de la maquette…............Page 20

B – Planification des rencontres et procédure de progression..……..….Page 23

C – Progression : mise à jour et création……..…………………………Page 28

D – Audit et période post-audit...……………………………………….Page 30

E – Finalisation de la mission……..…………………………………….Page 34

III - Activités annexes…..……………………………………………………..Page 35

A – Gestion du personnel intérimaire.…………………………………..Page 35

B – Recrutement……………...…………………………………………Page 37

C – Tâches administrative……………………………..………………..Page 40

  • Bilan……………………………………………………………………..Page 41



  • Conclusion………………………………………………………………Page 46



  • Liste des Annexes…..………...……...…………………………………Page 48



  • Résumé général

Dans le cadre de la licence professionnelle GRH, nous devons mettre en pratique l’enseignement reçu de la formation durant un stage de trois mois, afin de pouvoir mener et accomplir une mission correspondant à un besoin pour l’entreprise accueillante. En ce qui nous concerne, le thème de la mission fut de mettre à jour le référentiel des emplois du site CANDIA LA TALAUDIERE.

Le référentiel des emplois est composé de définitions de fonctions. Le travail a donc consisté en premier lieu à faire un inventaire de toutes les définitions existantes, sans considérer la forme dans laquelle elles ont été élaborées. Nous avons donc récupéré sur la base de données de la Direction toutes les définitions de fonction que cette dernière disposait.

En second lieu, il a fallu récupérer et s’approprier la maquette de la définition de la fonction établit par le Siège Social. En effet, nous avons estimé que certains éléments pouvaient être sujets à d’éventuelles améliorations donnant lieu à une optimisation de la vue d’ensemble de la fonction qu’exerce le titulaire.

Ensuite, nous avons donc programmé des entretiens avec les différents responsables de service afin de pouvoir travailler sur le sujet. Pendant ces entretiens, nous remettions à jour les définitions de fonction dont les compétences ou le travail demandé avait évolué. Egalement, nous devions créer parfois intégralement des définitions de fonction soit qui n’existaient pas ou soit qu’il fallait créer suite à une modification de la structure organisationnelle de la société.

En même temps, nous nous devions établir un suivi de nos travaux afin d’une part, de pouvoir expliquer à tout collaborateur la progression de la mission et puis se repérer nous-mêmes et d’autre part, d’établir un suivi grâce à la conception d’une base de données; cela faciliterait d’une manière significative l’apport de chacun dans cette mission.

En dernier lieu, les responsables de services ont dû convoquer leurs personnels respectifs pour suivre un entretien afin de leur remettre la définition de fonction et leur expliquer les grands axes avant signature. De surcroit, nous les avons récupérées et remises dans un document spécialement approprié pour cette mission et classées dans chaque dossier des salariés. Puis à l’issue de cette procédure, nous avons pu procéder à une synthèse par service de chaque fonction existante et réaliser une harmonisation au niveau des fonctions similaires.

Dès à présent, chaque nouveau personnel embauché recevra une définition de fonction explicité par son supérieur hiérarchique. Cette dernière sera classée dans son dossier dès qu’elle sera signée par ce dernier.


  • Abstract

To obtain the diploma Human Resources Professional License, I had to realize training in the Human Resources department of CANDIA LA TALAUDIERE. It’s a food industrial company which products milk.

The human resources management must be balanced between jobs which are keep moving and new professional skills which must be always updated. Maintain of this balance comes from an excellent knowledge of the essential functions within the firm; in other words to a gather of process and tasks which are according to role of each other.

My main mission is to create or update the job descriptions. The job description lists all the knowledge, skills, and abilities necessary to carry out the job divided into requirements and preferences.

In fact, the job descriptions will allow the company to achieve its strategy and consequently, to make people’s company understand what the managers expect from them. Moreover, an auditor will assess the staff’s engagement for the audit ISO 9001- a certification which requires the most of supermarket of France and Europe- thanks to the job descriptions.

So, it’s worth updating or creating the job descriptions because if the auditor sees an anomaly or a lack in one or several of them, he will be able to give a KO, what stops the audit and not issue the certification.

So in the first part, I made an inventory of job descriptions available thanks to the database of the management.

In the second part, I recuperated the model of job description published by the head quarter and I changed several elements which improve the reading and presentation of the function.

In the third part, we planed interviews with the heads of department to work on the job descriptions. During these interviews, we updated job descriptions whose skills or expected work changed. Also, we had to create from nothing job descriptions according to a restructuration of the firm.

In the fourth part, we made heads of department and employees take rendezvous with their employees to give them the job description, to explain them their missions and to make them sign it. So, we recuperated all job description of the plant and put them in personal files.

Nowadays we can say when a new employee is hired, he’s given the job description which is explained by the heads of department.

So in a personal capacity, I want to thank the whole plant’s personnel who help me to succeed of this mission during my training, without I wouldn’t be able to reach fixed aims.


  • Introduction

Dans le cadre de la Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, chaque étudiant doit réaliser un projet d’étude dont le sujet est confié par le tuteur de stage de l’entreprise accueillante pendant 12 semaines.

L’objectif primordial de la gestion des Ressources Humaines est de veiller à la recherche de l’équilibre qualitatif et quantitatif qui doit exister nécessairement d’une part, entre les emplois en évolution et d’autre part, les nouvelles compétences professionnelles des salariés. Cet équilibre repose donc sur une excellente connaissance des fonctions des personnels, en d’autres termes, de l’ensemble des tâches qui correspondent à un rôle dans l’organisation : c’est le principe de la définition de fonction.

Le but d’une définition de fonction est de connaître l’organisation humaine à l’entreprise pour qu’elle puisse exercer sa stratégie. Dans cette optique, la définition de fonction étant nominative, elle permet à tout un chacun de trouver sa place au sein de l’entreprise ainsi que les missions et les consignes qui lui sont attribuées. De surcroît, un auditeur va évaluer l’engagement du personnel CANDIA en vue de la certification ISO 9001 - cf. page 16 -présentation de l’entreprise - notamment à travers l’engagement de la Direction par le biais précisément des définitions de fonction. L’enjeu est donc important, car la présence d’éventuelles lacunes en matière de définition de fonction uniquement, suffiraient à l’auditeur de refuser la certification qu’exigent la plupart des agents de la grande distribution française et européenne.

Egalement la définition de fonction, de par son utilité dans l’audit, sera attribuée à chaque nouveau salarié afin de faciliter son intégration. En effet, elle permettra une meilleure adéquation entre les besoins de l’entreprise et la production du travail de ses salariés, en écartant, de cette manière, le risque des fonctions non définies. C’est dans le cadre de ces aspects précités que la mission prend tout son sens.

En effet, nous devrons dans un premier temps procéder à l’inventaire des définitions de fonction existantes. À ce titre, la direction nous attribuera les éléments qu’elle dispose sur sa base informatique de données ; mais il faut prendre conscience que cette dernière ne dispose peut-être pas de la totalité des fonctions réelles de l’entreprise mais que d’autres définitions de fonctions risquent d’être détenues par ses autres services.

Il faudra donc dans un deuxième temps bâtir un plan d’entretien préalable avec les différents responsables afin de savoir quelles sont les définitions de fonction qu’ils ont en leur possession et ainsi de programmer des plannings d’entretien pour pouvoir collaborer à cette politique de gestion.

En même temps, il faudra prendre connaissance de la maquette établie par le siège social qui correspond à la dernière forme en vigueur sur laquelle les définitions de fonction doivent être élaborées. Nous devrons également faire une analyse service par service. Le travail va donc consister à remettre à jour les définitions de fonction existantes sous la nouvelle forme, mais également à créer les définitions manquantes.

La mission tend donc à donner une meilleure vision aussi bien générale de l’entreprise, qu’individuelle, car elle est propre à chaque poste. De plus, au regard de ces objectifs, nous en requérons certains avantages personnels car cela nous permet de mettre en pratique nos connaissances, notre sens de l’adaptation et constitue une expérience très enrichissante que nous souhaitons mettre à profit en vue de notre futur métier, ainsi bien préparé à ce type de mission.

Cette mission demande une certaine réflexion sur la façon dont il faudra la mener. Il a fallu avant même d’entreprendre le travail de s’interroger sur la manière d’appréhender la mission pour la finaliser en partie, selon un bon « timing » avant l’audit du lundi 29 mars 2010.

- l’élaboration de toutes les définitions de fonction de la Direction et de l’encadrement avant le lundi 29 mars 2010 : c’est-à-dire, il faudra que le bureau du personnel et chaque responsable de service ainsi que le personnel encadrement disposent d’une définition de fonction à jour et signée.

- le service RH et tous les salariés du site de CANDIA LA TALAUDIERE devront au 4 juin 2010 disposer d’une définition de fonction que ces derniers auront signée.

- le nombre important de définitions de fonction : il faut adopter une trame commune dans l’élaboration de chaque définition de fonction afin de gagner du temps.

- la communication avec les responsables de service : la multitude des responsables de service impose de mémoriser la fonction et le domaine de chacun le plus rapidement possible. Le côté relationnel fait partie intégrante de la mission. La communication des informations à ce propos est primordiale car elle induit également le repérage des lieux et la mémorisation des différentes zones de l’usine.

Ce mémoire explicitera donc dans une première partie la présentation de l’entreprise CANDIA ainsi que celle du site La TALAUDIERE pour situer le contexte dans lequel il fut important de s’occuper de cette mission ; dans une seconde partie les différentes étapes de la procédure suivie pour aboutir à la finalisation de ce projet d’étude ; en troisième partie les activités annexes entreprises ; puis un bilan de cette expérience professionnelle à travers ses différents aspects.

I – CANDIA

CANDIA appartient au groupe coopératif SODIAAL (Société de Développement des Industries Agro-alimentaires Laitières), premier groupe coopératif laitier français, qui collecte plus de 2,2 milliards de litres de lait, dans 60 départements auprès d’environ 10 000 producteurs.

La marque CANDIA est née en 1971 et est devenue leader du marché français du lait de consommation grâce à de nombreuses initiatives originales qui ont su marquer l’histoire du lait : bouteilles UHT, briques avec bouchon, lait aromatisé, lait enrichi, lait infantile…

Depuis, créativité et innovation sont inscrites dans les gènes de l’entreprise, qui offre toute une gamme de marques : Viva, Grand Lait, Silhouette, Candy’up, Babette, Candia Croissance, Candia Babylait, Biolait, etc.

A - Recherche et développement

Avec une politique d'innovation permanente, développée par une équipe dédiée, associée à des produits de qualité conformes aux normes internationales, l'entreprise, toujours leader de son marché, exporte aujourd'hui son savoir-faire dans de nombreux pays.

B - Une marque internationale

CANDIA mène une stratégie d’exportation de ses produits au travers de filiales commerciales en Europe, ou au travers d’agents commerciaux, dans le reste du monde.

De plus, depuis 1990, CANDIA développe des franchises dans le monde entier. La marque apporte ainsi sa technicité de pointe et son marketing réputé auprès de groupes agro-alimentaires dans des pays où l’industrie laitière est en pleine expansion. Ainsi on retrouve Candia en Afrique (Gabon, Nigeria, Côte d’Ivoire, Sénégal, Mauritanie, Maroc, Algérie, Tunisie, Lybie, Egypte, Soudan) au Proche et Moyen Orient (Liban, Pakistan), en Inde, dans les îles de l’Océan indien (Madagascar, La Réunion, Ile-Maurice) et Mexique.

C - L’engagement qualité de CANDIA

Depuis 1993, CANDIA s’investit dans une démarche qualité qui se traduit par la certification des sites de fabrication, selon la norme ISO 9001, et les référentiels de sécurité alimentaire des produits à marque distributeurs IFS, et BRC pour le site exportant vers la Grande-Bretagne.

L’entreprise est également certifiée par l’organisme certificateur indépendant: Ecocert, pour les produits d’origine biologique. Elle est adhérente à l’Institut Professionnel du Lait de Consommation (IPLC) qui contrôle l’ensemble des laits de consommation commercialisés sur le marché français.

La Route Du Lait est le système de management de la qualité et de l’environnement de SODIAAL UNION qui garantit qualité et traçabilité du lait, de la ferme au produit fini pour répondre aux exigences des consommateurs en matière de sécurité alimentaire et de respect de l'environnement,. Grâce à la certification du système par l’AFAQ-AFNOR, selon la norme NFV01 007, la signature Agri Confiance peut apparaître sur les produits.

Voici quelques chiffres pour l’année 2008 :

- 1,5 Milliards de litres de lait commercialisés dont 300 millions à l'exportation et par les filiales étrangères

- 1 174 millions d'euros de chiffre d'affaires dont 12% à l'international

- 1090 salariés en France

- 7 sites industriels en France : Saint-Etienne (La Talaudière), Gap, Vienne, Cambrais, Campbon, Lons et Le Lude.

Un kilogramme de lait entier contient en moyenne :

875 g d’eau, 50 g de glucides (sous forme de lactose), 36 g de lipides, 32 g de protéines (80% des protéines du lait sont des caséines, riches en acides aminés essentiels et en phosphore) et 9 g de minéraux (dont 1200 mg de calcium) oligo-éléments et vitamines.

Le lait apporte de nombreux bienfaits :

  • Le calcium pour régénérer notre squelette

  • Les protéines nécessaires au renouvellement de nos cellules

  • La vitamine A contenu dans la matière grasse


II – CANDIA : site de LA TALAUDIERE

A - Historique

L’usine a été construire en 1978 où il y avait une fromagerie et deux ateliers Lait Frais.

En 1989, le site décide d’arrêter la fromagerie pour lancer en 1992 du « lait de croissance ».

En 1994, le site se spécialise dans le Lait Infantile et dans le Lait de montagnes et crèmes un an plus tard.

En 2001, le site modernise son système de production en Lait Frais et devient l’unique usine CANDIA produisant du Lait Frais en France.

L’approvisionnement de l’usine de LA TALAUDIERE en lait à partir des fermes sélectionnées est effectué 7 jours sur 7 grâce au concours des chauffeurs-ramasseurs de la coopérative de SODIAAL UNION sud-est.

Le site de LA TALAUDIERE traite 110 million de litres de lait par an avec 133 collaborateurs, et est situé en zone montagne (unique en France) au cœur d’une zone importante de production de lait (Annexe n°01 p.49).

B - Les produits fabriqués sur le site

L’usine de LA TALAUDIERE fabrique une grande diversité de produits que l’on peut diviser en deux catégories :
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